Mails, Kalender, Kontakte, ToDos, Internet. Viele Dinge, die meinen Alltag organisieren und steuern. Das Problem: man will jederzeit Zugriff auf alles haben, befindet sich aber an verschiedenen Orten wieder.
Folgende Szenen kennt wohl jeder:
- Hast du am Samstag in 6 Wochen Zeit?
- Wann hatte der Kollege nochmal Geburtstag?
- Wie ist die Telefonnummer von Anne?
- Wohin schicke ich die Karte von Thorsten, normalerweise maile ich nur mit ihm.
- Ich wollte noch irgendetwas vom Supermarkt mitbringen, aber es ist 10 Tage her und ich weiß es nicht mehr.
- Ich warte noch auf eine dringende Mail für heute Abend, bin aber gleich nicht mehr am Rechner.
Viele verschiedene Fragen, viele Lösungen und Überlegungen, wie man diese Probleme unter einen Hut bekommt. Ich möchte an dieser Stelle meine Lösung vorstellen, da sie bestimmt auch für andere interessant ist.
1. Google Apps
Ich liebe die Anwendungen von Google: Mail, Kalender, Docs, RSS Reader, … Sehr gute Web-Oberfläche, minimiert auf das Maximum, ausreichend freie Resourcen zur Verfügung. Hat man eine eigene Domain, kann man sogar die komplette Verwaltung einfach unter einer eigenen Domain aufsetzen: Google Apps for your domain.
2. Mobile Phone
Ein Telefon sollte zum Telefonieren und SMS schreiben da sein. Außer man will damit mehr erledigen. Mein Augenmerk bei meinem neuen (gebrauchten) Handy lag deswegen auf den Internetfunktionen: Mail und Browser. Eigentlich jedes aktuelle Telefon hat einen guten E-Mail-Client eingebaut, allerdings stören immer noch hohe Internetkosten die Nutzung für den Normaltelefonierer. Wohl ein Relikt für SMS mit denen noch richtig Geld verdient werden kann. Ich habe einen limitierten Tarif für 10€ im Monat, der für meine Anforderungen ausreicht.
3. Ergänzungen zu Google Apps
Google bietet viel, aber nicht alles. Zum Beispiel gibt es keine gute ToDo-Anwendung, die meinen Anforderungen entsprach. Zur Zeit nutze ich ToDoist, welches aber durch andere Dienste wie Remember the milk, Nozbe oder ähnliche austauschbar ist.
Ein Gesamtbild erstellen
Für mich gibt es hauptsächlich drei Orte, in die mein Tag eingeteilt werden kann: Zuhause, Büro und unterwegs. Zuhause und im Büro habe ich Zugriff auf das Internet und kann somit das gleiche Interface für alle Anwendungen nutzen. Allerdings bin ich im Büro an Thunderbird gebunden, weil die Oberfläche der Groupware nicht für dauerhaften Einsatz geeignet ist. Dank Web-Anwendungen habe ich ansonsten einen vollen Zugriff auf die Daten. Bleibt noch die Situation unterwegs. Hier will ich vorallem auf meinen Kalender zugreifen und Termine abspeichern, wobei man Kontakte meist auch unterwegs erhält. Hier kommen wir auch schon zur Wurzel des Problems: das Synchronisieren von Daten. Es gibt für jeden Ort tolle Lösungen, aber man will jederzeit auf alle Daten zugreifen. Eigentlich könnte man das Handy für vieles Nutzen, aber dessen Interface ist sehr begrenzt. Hier will ich auf den Komfort einer Desktop-Oberfläche nicht verzichten. Habe ich diese aber nicht zur Verfügung, so will ich trotzdem mit eingeschränkter Oberfläche arbeiten.
Mail
Früher habe ich Outlook mit POP3 eingesetzt, welches somit an einen Computer gebunden war. Mittlerweile gibt es auch sehr viele Anbieter mit IMAP, welches die Mails zentral auf einem Server verwaltet. Desktop-Clientis sind oft im Weg. Beispiel: wie lange muss man warten, bis die Accountdaten eines Internetportals irgendwann in 2006 gefunden werden? Auch ein paar tausend E-Mails im Archiv? Okay, in wenigen Minuten hat man das Ergebnis. Der Googles Index in Google Mail hat mir schon oft eine langwierige Suche erspart. Alles was ich benötige ist im Web-Interface und dank Prism belegt Google Mail nicht irgendeinen Tab im Browser. Mit den Tastatur-Shortcuts bin ich schnell bei der gewünschten Aktion und die Ansicht ist sehr übersichtlich.
Unterwegs nutze ich den Push per IMAP auf mein Handy und kann im E-Mail-Client des Handys neue E-Mails erstellen.
Im Büro nutze ich den Thunderbird nur für Mails an meine Arbeitsaddresse und kann dank lockerer Firmenpolitik private Mails über den gewohnten Mechanismus abfragen.
Eine Synchronisierung passiert somit nahezu automatisch und erfordert dank IMAP keine weiteren Workarounds.
Kalender
Beim Kalender wird es schon interessant. Hier gibt es zwar ein paar Austauschformate, aber so einen schönen Standard wie IMAP gibt es nicht. Ähnlich wie bei E-Mails habe ich hier auch wieder zwei Kanäle, nämlich private Einträge und arbeitsbezogene Einträge. Zuhause nutze ich das Kalender-Interface von Google in Prism, welches überzeugt und vollkommen ausreicht. Als Bonbon gibt es einen kostenlosen SMS-Notifier, der mich an Einträge automatisch erinnert. Auf der Arbeit nutze ich das Thunderbird-Plugin Lightning, nachdem die Termine der Groupware an mir vorbeigezogen waren. Da ich nicht allzuviele Einträge verwalte, verzichte ich hier auf das Web-Interface von Google für meine privaten Einträge und nutze stattdessen das Kalender-Plugin Provider for Google Calender, welches einen Zwei-Wege-Sync mit dem Google Kalender ermöglicht.
Leider bietet Google kein SyncML für den Kalender an, denn damit wäre ein Abgleich mit dem Handy möglich. Hier ist der Kalender besonders interessant, weil man häufig unterwegs Termine plant oder eintragen muss. Bisher sagte ich: lass uns später nochmal darüber reden oder schick mir doch noch eine Mail mit den Details. Vor einem halben Jahr habe ich ein paar Sync-Dienste ausprobiert und hatte dann z.B. Geburtstage doppelt im Kalender. Irgendwie unpraktisch. Manche Dienste bieten auch nur einen Ein-Wege-Sync, dieser ist aber einfach unpraktisch. An dieser Stelle habe ich mich für Goosync entschieden, da dieser Service sehr gut funktioniert und ein sauberes Interface zur Verwaltung bietet. Einfach im Handy auf Sync und der Kalender wird vollständig abgeglichen. Ein gutes Gefühl. Der Premiumaccount bringt mehr Einstellungen, Tasks und Kontakte, wodurch fast die gesamte Bandbreite abgedeckt ist.
Kontakte
Kontakte stellen mein größtes Problem dar. Es gibt ein paar Sync Mechanismen, wobei 90% auf Outlook aufsetzen, was ich nicht mehr nutze. Googles Kontaktverwaltung ist da, bietet aber noch wenig Komfort. Trotzdem gibt es seit kurzem eine API, mit der eine 2-Wege-Bearbeitung möglich ist. Goosync bietet eine Synchronisierung im Premium-Account an, allerdings scheint diese bisher nur auf dem Weg von Google zum Handy zu funktionieren. Sollte hier auch der 2-Wege-Sync möglich sein, könnte man endlich überall seine Kontaktdaten vernünftig pflegen.
ToDos
Ich habe zwar Getting Things Done gelesen, allerdings setze ich es nicht konsequent im Alltag um. Trotzdem habe ich die Nützlichkeit von verschiedenen Listen entdeckt, wobei ToDoist am besten zu meiner Verwaltung passte. Das Web-Interface ist sehr gut und die Bedienung ist über Shortcuts möglich. Zudem gibt es eine Mobil-Variante, die Zugriff (aber keine volle Verwaltung) bietet. Bisher ist die Lösung für mich ausreichend, bietet aber noch Raum zur Optimierung.
Fazit
Die meisten Bereiche können mit dieser Lösung sehr gut abgedeckt werden, wobei in manchen Bereichen sicherlich noch Verbesserungsbedarf vorhanden ist. Ich hoffe, dass sich an der Kontaktverwaltung noch etwas tut, da dies ein wichtiger Punkt ist, der nicht zur vollen Zufriedenheit abgedeckt ist. Mit den Services von Google kann ich weite Bereiche sehr gut abdecken und brauche hier nicht viele verschiedene Lösungen.